Μια επιχείρηση μπορεί να κερδίσει περισσότερους πελάτες, να αναφέρει ένα κέρδος και εξακολουθεί να αντιμετωπίζει μια δυσάρεστη ερώτηση κατά την ημέρα πληρωμής: είναι αρκετά χρήματα διαθέσιμα στην τράπεζα; Αυτή η κατάσταση δεν είναι απαραίτητα μια λογιστική αντίφαση. Το κέρδος μετρά τις οικονομικές επιδόσεις σε μια περίοδο, ενώ η ταμειακή ροή παρακολουθεί την είσοδο και την έξοδο από την επιχείρηση. Ο συγχρονισμός μπορεί να κάνει τα δύο να φαίνονται πολύ διαφορετικά.
Η Επιχειρηματική Ανάπτυξη Τράπεζα του Καναδά εξηγεί ότι το κέρδος είναι έσοδα μείον το κόστος, ενώ η ταμειακή ροή αφορά πραγματικές κινήσεις χρημάτων. Ένας αριθμός κερδών μπορεί να δείξει ότι ένα επιχειρηματικό μοντέλο κερδίζει περισσότερα από όσα κοστίζει κατά την περίοδο αναφοράς. Δεν μπορεί, από μόνη της, να αποδείξει ότι κάθε λογαριασμός μπορεί να πληρωθεί όταν οφείλεται.
Οι λογιστικές μέθοδοι βοηθούν στην εξήγηση του χάσματος. Στο πλαίσιο της λογιστικής δεδουλευμένης αξίας, τα έσοδα και τα έξοδα καταγράφονται όταν προκύπτουν ή προκύπτουν, αντί απλώς όταν τα μετρητά αλλάζουν χέρια. Αυστραλία Επιχείρηση.gov.au αντιτίθεται με τη λογιστική μετρητών, η οποία καταγράφει τα έσοδα και τα έξοδα κατά την πληρωμή. Η διάκριση επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο ένας αναγνώστης ερμηνεύει τα στοιχεία μιας εταιρείας.
Φανταστείτε μια συμβουλευτική ολοκλήρωση ενός έργου αξίας €20.000 το Μάρτιο, με τον πελάτη να πρόκειται να πληρώσει το Μάιο. Υποθέστε ότι €12.000 του σχετικού κόστους πρέπει να καταβληθεί το Μάρτιο και δεν υπάρχουν άλλα έξοδα ή φόροι σε αυτό το απλοποιημένο παράδειγμα. Σε δεδουλευμένη βάση, το έργο μπορεί να αποφέρει κέρδος €8.000 ενώ αφήνει ταμειακές εκροές €12.000 πριν πληρώσει ο πελάτης.
Το παράδειγμα δεν δείχνει ένα αποτυχημένο έργο. Δείχνει ένα πρόβλημα χρόνου που απαιτεί χρηματοδότηση. Μια επιχείρηση με επαρκή αποθεματικά μπορεί να διαχειριστεί το κενό άνετα. Ένας χωρίς αυτούς μπορεί να αγωνιστεί ακόμα και αν ο πελάτης τελικά πληρώνει στο ακέραιο. Η αντικατάσταση ευρώ με λίρες, δολάρια ή ελβετικά φράγκα δεν αλλάζει την υποκείμενη αριθμητική.
Η ανάπτυξη μπορεί να κάνει αυτό το χάσμα μεγαλύτερο. Πρόσθετες παραγγελίες μπορεί να απαιτούν μισθούς, υλικά ή απόθεμα πριν από την άφιξη των σχετικών πληρωμών του πελάτη. Εάν κάθε νέα παραγγελία προσθέτει μια προκαταβολική απαίτηση μετρητών, η αύξηση των πωλήσεων μπορεί να αυξήσει το ποσό των χρημάτων που απαιτούνται για τη λειτουργία. Ως εκ τούτου, ένα ισχυρό βιβλίο εντολών απαντά σε μια διαφορετική ερώτηση από ένα υγιές τραπεζικό υπόλοιπο.
Η θετική ταμειακή ροή μπορεί επίσης να παρερμηνευτεί. Η λήψη ενός δανείου αυξάνει τα διαθέσιμα μετρητά, αλλά ο δανεισμός δεν είναι έσοδα πωλήσεων ή απόδειξη ότι οι συναλλαγές είναι κερδοφόρες. Ομοίως, ένας ιδιοκτήτης που βάζει χρήματα σε μια εταιρεία μπορεί να βελτιώσει την άμεση ικανότητά του να πληρώνει λογαριασμούς χωρίς να βελτιώνει την κερδοφορία των προϊόντων της. Η προέλευση του εισερχόμενου χρήματος έχει τόση σημασία όσο και το ποσό του.
Α κατάσταση ταμειακών ροών Καταγράφει χρήματα που μπαίνουν και βγαίνουν. Μια πρόβλεψη εξετάζει τις αναμενόμενες εισπράξεις και πληρωμές. Διαχωρίζοντας αυτές τις απόψεις βοηθά να διακρίνουμε τι έχει ήδη συμβεί από ό, τι η επιχείρηση υποθέτει ότι θα συμβεί. Ένα τιμολόγιο που αναμένεται να καταβληθεί τον επόμενο μήνα παραμένει πρόβλεψη μέχρι την άφιξη της πληρωμής.
Αυτή η διαφορά γίνεται ιδιαίτερα χρήσιμη όταν συγκρίνουμε έναν πολυάσχολο μήνα με έναν ήσυχο. Μια μεγάλη απόδειξη μπορεί να κάνει την ταμειακή θέση ενός μήνα να φαίνεται ισχυρή ακόμα και αν σχετίζεται με την εργασία που ολοκληρώθηκε νωρίτερα. Ο επόμενος μήνας μπορεί να περιλαμβάνει πληρωμές προμηθευτών που συνδέονται με την ίδια εργασία. Η ανάγνωση είτε μήνα στην απομόνωση μπορεί να επισκιάσει την πλήρη συναλλαγή.
Η Διοίκηση μικρών επιχειρήσεων ΗΠΑ τονίζει τα οικονομικά αρχεία και τις προβλέψεις ταμειακών ροών ως μέρος της διαχείρισης των οικονομικών επιχειρήσεων. Για τον ιδιοκτήτη, το πολύτιμο ερώτημα δεν είναι μόνο το πόσο πωλήθηκε, αλλά και το πότε αναμένονται αποδείξεις και ποιες υποχρεώσεις θα πρέπει να υπαχθούν πρώτα. Οι παραδοχές σχετικά με τον χρόνο πληρωμής αξίζουν την ίδια προσοχή με τις υποθέσεις σχετικά με τις πωλήσεις.
Η κατανόηση των ταμειακών ροών έναντι του κέρδους διευκολύνει την αξιολόγηση των επιχειρηματικών επιδόσεων. Μια βιώσιμη εταιρεία χρειάζεται κέρδη που δικαιολογούν τη δραστηριότητά της και αρκετά διαθέσιμα χρήματα για να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις στην πορεία. Εξετάζοντας και τα δύο εξηγεί γιατί η αποδοτικότητα μπορεί να συνυπάρχει με την οικονομική πίεση—και γιατί τα μετρητά που φθάνουν σε ένα λογαριασμό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η επιχείρηση έχει κερδίσει κέρδος.