Бизнесът може да спечели повече клиенти, да докладва печалба и все още да се изправи пред неудобен въпрос в деня на плащане: достатъчно пари ли са налични в банката? Тази ситуация не е задължително счетоводно противоречие. Печалбата измерва финансовите резултати за период, докато паричният поток проследява влизането и напускането на бизнеса. Моментът може да направи двете да изглеждат много различни.
На Bank for Business Development of Canada обяснява, че печалбата е приход минус разходите, докато паричният поток се отнася до действителните движения на парите. Една стойност на печалбата може да покаже, че бизнес модел печели повече, отколкото струва през отчетния период. Тя не може сама да установи, че всеки законопроект може да бъде платен, когато е дължим.
Счетоводните методи обясняват разликата. Счетоводство, приходи и разходи се записват, когато са спечелени или направени, а не само когато парите се сменят. Австралия Бизнес.gov.au контрастира това със счетоводството в брой, което отчита приходите и разходите при извършване на плащането. Разликата засяга начина, по който читателят интерпретира цифрите на компанията.
Представете си консултант, който завършва проект на стойност 20 000 евро през март, като клиентът трябва да плати през май. Да предположим, че 12 000 евро от свързаните разходи трябва да бъдат платени през март и няма други разходи или данъци в този опростен пример. На базата на натрупването проектът може да генерира печалба от 8,000 евро, като същевременно остави отлив от 12,000 евро, преди клиентът да плати.
Примерът не показва провален проект. Показва проблем с времето, който изисква финансиране. Бизнес с достатъчно резерви може да управлява празнината удобно. Един без тях може да се бори, въпреки че клиентът в крайна сметка плаща изцяло. Заместването на евро с паунди, долари или швейцарски франка не променя основната аритметика.
Растежът може да направи дупката по-голяма. Допълнителни поръчки могат да изискват заплати, материали или запаси, преди да пристигнат съответните плащания на клиенти. Ако всяка нова поръчка добавя предварително изискване за парични средства, нарастващите продажби могат да увеличат размера на парите, необходими за експлоатация. Ето защо силна книга за поръчки отговаря на различен въпрос от здравословен банков баланс.
Положителният паричен поток може да бъде погрешно разбран. Получаването на заем увеличава наличните парични средства, но заемът не е приход от продажби или доказателство, че търговията е печеливша. По подобен начин собственик, който влага пари в компания, може да подобри незабавно способността си да плаща сметки, без да подобрява рентабилността на своите продукти. Произходът на входящите пари има значение колкото и неговата сума.
A Отчет за паричните потоци записва пари, които идват и излизат. Прогнозата очаква очакваните приходи и плащания. Разделянето на тези възгледи помага да се различи какво вече се е случило от това, което бизнесът предполага, че ще се случи. Очаква се фактура да бъде платена следващия месец, остава прогноза до пристигането на плащането.
Тази разлика става особено полезна, когато се сравнява натоварен месец с тих. Голяма квитанция може да направи едномесечната позиция в брой да изглежда силна, дори ако се отнася до работата, завършена по-рано. Следващият месец може да включва плащания на доставчици, свързани със същата тази работа. И двата месеца в изолация могат да замъглят цялата сделка.
На US малък бизнес администрация подчертава финансовите отчети и прогнозите за паричните потоци като част от управлението на бизнес финансите. За собственика ценният въпрос е не само колко е продаден, но и кога се очакват постъпления и кои задължения се дължат първо. Предположенията за времето за плащане заслужават същото внимание като предположенията за продажбите.
Разбирането на паричния поток спрямо печалбата прави бизнес резултатите по-лесни за оценка. Една устойчива компания се нуждае от доходи, които оправдават дейността й и достатъчно налични пари, за да изпълни задълженията си по пътя. Поглеждайки към двете обяснява защо рентабилността може да съществува едновременно с финансовия натиск и защо парите, пристигащи в сметка, не означава непременно, че бизнесът е спечелил печалба.